E-mail archivering – noodzaak!

Uiteraard bewaart iedereen e-mail. Echter dit is nog geen archief. E-mail valt ook onder de wettelijke bewaarplicht voor ondernemingen.
Alleen het opslaan van een e-mail is niet voldoende. Één van de eisen is dat een bewaarde e-mail ook snel weer
kan worden bekeken bij een controle. Men zal dus zorg moeten dragen voor een gedegen archief-systeem waarbij
de inhoud, vorm en context niet worden aangetast. Er mag dus geen informatie toegevoegd of verwijdert worden.

Natuurlijk moet het systeem ook beschermd worden voor invloeden van buiten af. Denk hierbij niet alleen aan toegang voor mensen zonder toestemming, virussen of hackers maar ook aan bijvoorbeeld brand of inbraak.
Zo zal men van het systeem regelmatig een back-up moeten maken. Ook de meegezonden documenten en de afzender en ontvanger moeten ongewijzigd blijven.

Om voor onze klanten een oplossing hiervoor te bieden zijn wij een samenwerking aangegaan met MailStore Duitsland, de mailstore software voldoet aan de strenge eisen van de duitse wetgeving, en inmiddels hebben wij
al een aantal klanten voorzien van goed e-mail archief. Wanneer volgt uw onderneming?
Neem contact met ons op om vrijblijvend de mogelijkheden voor uw bedrijf te bespreken.

Author: